You are currently viewing Roczne sprawozdanie z działalności

Roczne sprawozdanie z działalności

Wciągu roku wiele się wydarzyło

We wtorek 17.12 w Centrum Kultury i Sportu w Cieszanowie Pani Dyrektor Marlena Wiciejowska złożyła przed Panem Burmistrzem Miasta i Gminy Cieszanów Zdzisławem Zadwornym i Radą Miasta Cieszanów roczne sprawozdanie z działalności instytucji. Poruszyła w nim wszystkie kwestie związane z działalnością i funkcjonowaniem CKiS w roku 2019, a więc również sprawy ekonomiczno-gospodarcze.

Pani Dyrektor w swoim sprawozdaniu przypomniała, iż rozpoczęła pracę w samorządowej instytucji kultury 7.01 br. po wyborze jednej spośród 8 ofert. Przyjęła zaproszenie do współpracy od Pana Burmistrza na stanowisko specjalista ds. administracyjno – biurowych. Dodała, iż nie chciała po doświadczeniach z Narola, pełnić funkcji kierowniczej.

Już po pierwszych dniach rozpoczęła pracę nad przejęciem i zaadaptowaniem swoich autorskich pomysłów w postaci wydarzeń, które zrealizowała w Cieszanowie i będzie realizowała w kolejnym roku jako Festiwal Smaków –wiosenna i letnia edycja.

W tym czasie wprowadziła instrukcję kancelaryjną i obieg dokumentów, jaki powinien panować w sekretariacie, przejęła prowadzenie kadr. Napisała od razu wniosek o dofinansowanie „Podkarpackich Smaków” z Programu Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich, zrealizowanej imprezy w ramach Festiwal Smaków letniej edycji.

Od 1.04 br. pełniła funkcję zastępcy dyrektora. W tym czasie zaczęła bardziej zwracać uwagę na pracę jednostki. Wprowadziła Regulamin organizacyjny, rejestr pieczęci, rejestr wypożyczeń, rejestr delegacji, karty drogowe do monitowania wyjazdów samochodami służbowymi, wprowadziła od nowa część wcześniej zagubionych Zarządzeń w celu stworzenia formalnych fundamentów funkcjonowania jednostki. W międzyczasie zrealizowała ze zmieniającym się składem załogi I Turniej Nalewek pn. Nalewki na Kresach i tu na nagrody znalazła sponsora.

16.06 odszedł ze stanowiska dotychczasowy dyrektor Pan mgr Tomasz Róg i rozpoczęła pracę jako p.o. Dyrektora do czasu rozpisania konkursu. Jako p.o. Dyrektora realizowała kalendarza wydarzeń, który był wykonywany z należytą starannością, a w tym wspomniany Festiwal Smaków z Konkursem Kulinarnego Pucharu Polski (KPP), który jest prestiżowym konkursem tylko dla wyróżnionych 10. miast w Polsce.

Pani Dyrektor uregulowała politykę kadrową w jednostce polegającą na wprowadzeniu regulacji urlopów, odbierania nadliczbówek oraz rozpoczęła pracę nad ewidencją pracowniczych akt osobowych. W międzyczasie prowadzone były prace porządkowe. Poznawała strukturę organizacyjną swojej  jednostki oraz placówek podległych i ich braków. Już w tym okresie bacznie przyglądała się wszystkim aspektom dotyczących wydarzenia, które jest kulturalną marką Cieszanowa – Cieszanów Rock Festiwal.

Po konkursie, w którym startowała z Panem Marcinem Piotrowskim objęła powierzoną służbę w roli dyrektora Centrum Kultury i Sportu w Cieszanowie a Pan Marcin został Zastępcą.

Wakacyjny czas był szalonym okresem polegającym na prowadzeniu jednostki w tym trosce o perspektywie ekonomicznego podejścia do realizacji budżetu poprzez m.in. wprowadzenie napraw i remontów często przestarzałych kotłów grzewczych w jednostce i placówkach. W tym gorącym okresie, z Panem Burmistrzem i sztabem osób nieustannie rozmawiali, korygowali i usprawniali działania związane z realizacją CRF.

Plan uszczuplenia kosztów i wprowadzony system rejestrowania i kontrolowania wszystkich wydatków, pozyskiwane środki zewnętrzne z realizowanych projektów i sponsoring na realizację całorocznych wydarzeń, a przede wszystkim pod względem budżetowym dodatni finał CIESZANÓW ROCK FESTIWAL pozwolił na:

– uregulowanie na bilans zerowy niemałego dotychczasowego zadłużenia ciążącego na instytucji z tytułu CRF z lat poprzednich

– realizację wszystkich zaplanowanych zadań, czyli wydarzeń w roku kalendarzowym oraz realizację dodatkowych: wspomniany Festiwal Smaków w wiosennej i letniej edycji, Turniej tenisa stołowego, wyjazd na mecz piłki siatkowej, wprowadzone zostały na stałe zajęcia cykliczne w Cieszanowie i podległych domach kultury

– naprawę i remont najpilniejszych potrzeb w instytucji i jednostek jej podległych.

Dużo działo się w jednostkach podległych

Następnie Pani Dyrektor powiedziała co zrobiła dla jednostek podległych:

– Świetlica w Żukowie za prośbą Pana Ryszarda Żuka sołtysa miejscowości otrzymała pomoc na zewnątrz: płotków ogrodzeniowych, słupków i murków oraz tzw. garnków betonowych, a do wewnątrz: karnisze, firanki, żaluzje

– Świetlica w Starym Lublińcu Osiedle u P. Krystyny Syryło. Na prośbę Pani Ireny Błakity Przewodniczącej Rady Osiedla zostały wprowadzone następujące działania:

Serwis i okresowy przegląd ogrzewaczy pomieszczeń, modernizacja systemu odprowadzania spalin oraz zmiana ogrzewacza pomieszczeń i montaż termostatów ( tu wspomnę koszt ogrzewacza 3700,00 zł brutto z montażem). Dodatkowo zostały zakupione farby na odmalowanie całej świetlicy, gry planszowe, środki czystości, łopata do śniegu, miotła.

– Świetlica w Nowym Lublińcu Osiedle u P. Iwony Mańko doczekała się zainstalowania oświetlenia w części piwnicznej. Przeprowadzone zostały drobne prace remontowe. Zakupione zostały podstawowe akcesoria biurowe typu zegar ścienny, drukarka, materiały plastyczne i inne. Dodatkowo został przeprowadzony serwis i przegląd  okresowy kotła oraz wymiana manometra ciśnienia i temperatury.

– Wiejski Dom Kultury w Dachnowie prowadzony jest przez instruktora kulturalno – oświatowego Panią Annę Michalską i tam jeśli chodzi o piec, to został zrealizowany serwis kotła, wymieniony został siłownik o dziwnej nazwie zaworu trójdrogowego w instalacji CO i  zrealizowana została konfiguracja czujników pomieszczeń (problem był taki, że nie działał obieg grzewczy w części budynku obejmującego część biblioteki oraz część Domu Kultury i zasobnik pobierał zbyt dużą ilość soli).

Jeśli chodzi o doposażenie, to pomyślała o stworzeniu biurowego stanowiska pracy dla swojego pracownika. Zostały zakupione materiały w celu montażu biura w wydzielonej części Sali głównej domu kultury. Meble z jej biura posłużą Pani Ani jako wyposażenie jej biura. Otrzymała również drukarkę, fotel, podkładkę pod fotel, wieszak, doposażenie w materiałach biurowych, plastycznych oraz przemysłowych typu miotły, mop z wiadrem, gry planszowe. W obiekcie zostały w lapmach uzupełnione spalone świetlówki. W perspektywie przyszłego roku zaplanowała zamontowanie grzejnika w biurze pracownika.

– Wiejski Dom Kultury w Starym Lublińcu obsługiwany jest przez instruktora kulturalno – oświatowego w osobie P. Marty Zygarlickiej.

Placówka ta otrzymała kosiarkę spalinową, artykuły gospodarstwa przemysłowego w postaci miotły i szufelki, wycieraczki zewnętrznej i wewnętrznej, łopaty do śniegu, artykułów biurowych i plastycznych, gier planszowych.

Oczywiście został przeprowadzony serwis i okresowy przegląd kotła. W kotle wymieniono stare na nowe energooszczędne pompy w układach grzewczych. Zobrazować to można w taki sposób, iż będzie teraz ¼ poboru prądu dotychczas zużywanego. W starych, zamontowanych na głównej sali  3 ogrzewaczach pomieszczenia wymienione zostały generatory iskry tzw. iskrowniki (koszt iskrowników, to raptem 30,00zł brutto, ale od lat było to uciążliwym problemem w domu kultury w sezonie zimowym). W przyszłorocznych planach uwzględniona będzie wymiana tych starych ogrzewaczy na nowe grzejniki CO, które zostaną podpięte do istniejącej instalacji grzewczej. W tym celu już w tym momencie zostały wymienione wspomniane większe pompy o większej wydajności.

Pojawiły się nowe twarze

Pani Dyrektor przedstawiła zebranym załogę CKiS w Cieszanowie, którą stanowią: 
Pan Marcin Piotrowski Zastępca Dyrektora
Pani Anna Kantor Główna Księgowa
Pani Bożena Zygarlicki Pracownik Administracyjno – Biurowy – obsługa sekretatiatu
Pan Mariusz Pajączkowski Grafik komputerowy
Pani Monika Maciuła – Kielar instruktor kulturalno – oświatowy/ plastyk
Pan Piotr Jarosiewicz Instruktor kulturalno – oświatowy
Pan Zygmunt Niedzielski – Specjalista ds. obsługi i konserwacji urządzeń elektronicznych, audiowizualnych
Pan Janusz Warcaba – Specjalista ds. RODO
Pani Dorota Kołodziej – Pracownik gospodarczy

W Wiejskich Domach Kultury pełnią służbę instruktorów kulturalno – oświatowych:
– w Dachnowie Pani Anna Michalska
– w Starym Lublińcu Pani Marta Zygarlicka

Dodatkowo korzysta z pomocy pracowników z prac interwencyjnych, którzy współtworzą Załogę i dokładają starań w wykonywaniu przydzielonych obowiązków na równi z pozostałymi pracownikami a są to:
Pan Mariusz Szlezak
Pan Mariusz Pomykała

Organizacja pracy jednostki

W jednostce na etapie organizacyjnym:

Pani Dyrektor wprowadziła instrukcję kancelaryjną usprawniającą obieg i rejestr dokumentów przychodzących i wychodzących z instytucji. Dokonała  przeglądu umów telekomunikacyjnych oraz racjonalne ich uszczuplenie. Obecnie CKiS w Cieszanowie jest w trakcie zmiany systemu obsługi finansowo – księgowej, ewidencji środków trwałych oraz obsługi płacowej na program Softres.  Odbywa się wielkie sprzątanie dokumentów i pomieszczeń, naprawa stołów barowych i namiotów na wydarzenia plenerowe, prowadzone są w budynku prace naprawcze typu naprawa i regulacja drzwi toalet i inne- to trochę potrwa. Dbając o wizerunek placówek przy świętach patriotycznych zostały zakupione i zamontowane uchwyty na flagi oraz trzonki do flag i same flagi.

Pojawiła się transparentna strona internetowa instytucji oraz opracowany  został graficzny schemat dokumentów wychodzących z jednostki.

Były nowe zakupy...

Z poczynionych zakupów do jednostki należy wymienić:

– na zewnątrz budynku z elewacji zniknęły stare, okurzone i niesprawne ozdoby bożonarodzeniowe, które raczej szpeciły, a nie ozdabiały obiekt. Balkon u Pana Dyrektora Marcina został uprzątnięty ze zbędnych rekwizytów oraz został usunięty niebezpieczny nawis spod stropu balkonu. Jako ozdoba bożonarodzeniowa pojawił się witający podróżnych świąteczny renifer.

– przy wejściu zostały zakupione i wymienione wycieraczki zewnętrzne, wewnątrz został położony chodnik (dodam, że wszystkie chodniki i dywany są utrzymane w jednej tonacji barw)

– agregat prądotwórczy o mocy 3,5 kilowata, myjka ciśnieniowa i szlauch z końcówkami, wkrętarka, skrzynka narzędziowa i komplet kluczy

– ze sprzętu aktustycznego 3 mikrofony przewodowe i kable oraz 10 żarówek do lamp scenicznych (15 lamp było, w tym 3 tylko sprawne)

– ścianka reporterska i stelaż do ścianki

– farby  w ilości 15 beczek 10 litrowych i materiały niezbędne do szpachlowania i odmalowania pomieszczeń, które już zostały zużyte

– kaski, ubiory BHP dla pracowników, lina do prac na wysokościach przy montażu sceny, dwie drabiny 11.stopniowa i 7.stopniowa do biura dyrektora

...i remonty

Jeśli chodzi o remonty, to w Centrum Kultury i Sportu zostały przeprowadzone te najpilniejsze:

– serwis pieca, który w końcu doprowadził do regulacji temperatury w całym obiekcie. To było wieloletnią zmorą: w biurach na dolnej kondygnacji było tak gorąco, że panie otwierały okna a na górnym piętrze było tak zimno, że stale wszystkie biura były w sezonie zimowym dogrzewane farelkami. Paradoksalne było też to, że w czasie słonecznych dni grzejniki były gorące, a gdy chmury pokryły niebo, to było po prostu zimno. Po kilkukrotnym serwisie udało się uregulować temperaturę, została zrobiona kalibracja systemu  i okresowy przegląd systemu detekcji gazu

– na całym piętrze została przeprowadzona modernizacja systemu internetowego

– w całym korytarzu góra/dół zostały zabezpieczone specjalnymi skrzyneczkami wystające kable z instalacji elektrycznej

– wszystkie lampy sufitowe dostały nowego blasku poprzez wymianę przepalonych świetlówek

– Na strychu po rozeznaniu struktury stropu, zostało wykonane docieplenie wełną mineralną w pomieszczeniach narożnych czyli nad biurami

– Biuro Zastępcy dyrektora zostało jako pierwsze pomieszczenie wstępnie posprzątane, tak by można było w nim funkcjonować, zostało wyposażone w dwa fotele: fotel biurowy i fotel szefa, podkłady pod fotele, dywan. Wejście do biura zostało uporządkowane oraz wyposażone w nowy chodnik.

– Sala konferencyjna w której się obecnie znajdujemy otrzymała nowy, świeży wygląd, naprawione a w większości uzupełnione zostały w sali rolety okienne, podłoga została naprawiona – w 5 miejscach były ubytki i przegniłe klepki, wycyklinowana z wyrównaniem poziomu podłogi po lakierowaniu oraz zatarciu oleju z brudem w klepce i na nowo została  odmalowana, wymienione zostały listwy przypodłogowe z przypadkowych na dębowe do dębowej klepki. Odmalowany został sufit, co nie było łatwym zadaniem, zakupionych zostało 72 krzesła. Zakupione zostały elementy dekoracyjne na choinkę z okazji zbliżających się świąt, i wspomniany renifer.

– Przedsionek do biur został odświeżony, zamówiona i zapłacona została szafa pod wymiar w celu schowania segregacji śmieci biurowych typu plastik, papier, schowany będzie odkurzacz, a w tym szafki na podstawowe środki czystości oraz kostiumerię. Został zaadaptowany w abonamentowym systemie kombajn ksero Konika Minolta; do urządzenia doprowadzony został internet. 

– W tym roku za kadencji Pana Dyrektora mgra Tomasza Roga utworzone zostało biuro Pani księgowej, które zostało doposażone w podkład pod fotel oraz dywan oraz rolety.

– biuro pracowników otrzymało schludny wizerunek i pełni rolę sekretariatu. Okno zostało z wiszących od lat plakatów odsłonięte i pojawiła się nowa roleta dzień/noc, dywany, podkłady pod fotele oraz nowe fotele biurowe. Zostały zainstalowane rynienki maskujące, które pozwoliły na schowanie wszelkich przewodów internetowych. Z rycyklingu dwóch połamanych szafek skonstruowaliśmy stoisko tzw. serwisu kawowego.  Stworzone zostało stanowisko do rejestracji dokumentacji wychodzącej i przychodzącej.

– biuro dyrektora otrzymało nowy wizerunek w postaci zakupionej metalowej szafy aktowej oraz szafy pod wymiar na dokumenty, podkładów pod fotele, nowe fotele biurowe, stanowisko sprzedaży biletów CRF doczekało się terminala płatniczego i zachęca do realizowania transakcji przy uporządkowanym stanowisku. Do wnętrza zakupiony został dywan, w oknie zniknęły plakaty zasłaniające światło dzienne a pojawiły się rolety dzień/noc, zakupiona została niszczarka do dokumentów, wydajna drukarka z funkcją skanowania i kopiowania, napęd do komputera, tablica korkowa organizacyjna, tzw. biurko szefa i sprzedaży biletów oraz stół zostały wykonane z palet i skrzynek na jabłka.

– w korytarzu głównym zostały szpachlowane i odmalowane ściany i sufit, zakupiony został chodnik oraz zagospodarowany został kącik w postaci poczekalni dla rodziców pociech uczestniczących w zajęciach. I tu wykorzystaliśmy dawny stolik kawowy, położony został zakupiony dywan.

– kawiarenka internetowa od wejścia stanowiła zagrożenie BHP dla pracowników z powodu wiszącej na wysokości czoła głównej skrzyni internetowej. Nowy, schludny wizerunek z nowym rozkładem pomieszczenia zachęca do jego korzystania. W oknach pojawiły się naprawione i uzupełnione rolety. Zmiana instalacji internetowej pozwoliła na zmianę wizerunku pomieszczenia. To było pomieszczenie wymagające najpilniejszej pomocy. Podłoga była już nie szara a czarna zwłaszcza pod komputerowymi stanowiskami. Podłoga w całości została wycyklinowana, zmienione i dopasowane zostały listwy przypodłogowe dębowe do dębowej podłogi. Szpachlowane po ubytkach i odświeżone zostały ściany i sufit. Meble z biura Pani Dyrektor Marleny otrzymały Panie Seniorki spotykające się u nas w każdy czwartek. 

I są konkretne plany na przyszłość

Na zakończenie Pani Dyrektor opowiedziała o planach na przyszłość. Z myślą o przyszłorocznym budżecie jesteśmy w trakcie pisania i składania projektów o dofinansowanie przyszłorocznych wydarzeń kulturalnych: Pan Dyrektor Marcin Piotrowski napisał i złożył wniosek z Niepodległej pn. „Od wiosny ludów do jesieni ludów” na Rajd pieszy z okazji bitwy pod Kobylanką, a druga część jest przeznaczona na realizację wystawy 10. Wybitnych mieszkańców Gminy Cieszanów i rekonstrukcję bitwy pod Dachnowem oraz z Programu Dom Kultura + pn. „Dom kultury bliski mieszkańcom” na konsultacje społeczne, a w ich wyniku fundusze będą przeznaczone na 7 projektów wydarzeń zaproponowanych przez mieszkańców naszej Gminy czyli mieszkańcy będą dysponentami 7 mikrograntów o wysokości 3000,00zł. 

Natomiast Pani Dyrektor jest w trakcie składania wniosku z Programu Promocji Podkarpacka Przestrzeń Otwarta na CRF oraz z Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na Festiwal Smaków – letnią edycję i już w tym momencie ma zagwarantowaną pomoc od dwóch głównych sponsorów Firmy Prymat oraz Selgros TransGourmet. Pozyskała już sponsora na nagrody do Festiwalu Smaków – na przyszłoroczny Turniej Nalewek. Niedawno zakończyła sprawę dotyczącą rozliczenia tegorocznego Cieszanów Rock Festiwalu, a tu już jesteśmy na etapie wprowadzania pierwszych działań służących promocji wydarzenia poprzez uruchomioną grudniową sprzedaż biletów z pakietem promocyjnym – koszulką z limitowanej serii. Te działania już pracują na przyszłoroczną edycję tego wydarzenia. Do tej pory odbyły się z udziałem Pana Burmistrza spotkania dotyczące strategicznych zadań Cieszanów Rock Festiwal, które będą usprawniały logistykę kolejnej edycji naszego największego wydarzenia w Cieszanowie. 

Pani Dyrektor w sprawozdaniu nie ujęła współpracy z instytucjami na gruncie gminnym, powiatowym, wojewódzkim i ogólnopolskim oraz zrealizowanych działań promocyjnych, gdyż to wymagałoby oddzielnego sprawozdania.